Официально деловой стиль речи пример справки. Официально-деловой стиль: черты и примеры
Знание этого стиля крайне необходимо специалистам, осуществляющим первичную обработку информации и оказывающим рефе-рентские услуги, ибо официально-деловой стиль русского литературного языка обслуживает административно-правовую деятельность, документально фиксирует государственную, общественную, политическую, экономическую жизнь, регулирует деловые отношения между государством и организациями, государством и гражданином, гражданами между собой и государствами между собой.
Т. Овчинникова характеризует круг обязанностей референта и особенности его работы так:
«Особенностями труда референтов являются:
В области знании и умений:
- изучение большого объема информации;
- целенаправленное и максимальное ее использование.
В области общения:
- наличие специфических умений по контактированию с большим количеством людей;
- частое и неизбежное общение с руководителями, имеющими, как правило, сложный характер.
Следовательно, в деятельности секретарей-референтов наблюдаются составляющие труда как активных, так и пассивных интеллектуальных работников, а также творческих личностей и лиц, осуществляющих первичную обработку информации».
Официально-деловой стиль используется в документах разных жанров, сопровождающих типовые ситуации официально-деловых отношений, с которыми чаще всего приходится иметь дело референту. От него, также как и от научного, требуется точность и однозначность формулировок, четкость, ясность, логичность и лаконизм изложения, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств.
Официально-деловой стиль используется в служебных документах, тексты которых формализованы, трафаретны, лишены эмоционально-экспрессивной оценки событий и фактов, - в документах констатирующих (справка, характеристика, отчет и др.) и предписывающих (закон, приказ, инструкция, постановление и др.).
Поскольку официально-деловой текст должен содержать точные и однозначные формулировки, быть четким, ясным, логичным и лаконичным, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств, использованием клишированных формул и терминов. Процесс стандартизации охватывает не только лексику, но также морфологию и синтаксис деловой речи. Использование готовых формул, клише, характеризующих стандартные ситуации, существенно повышает информативность деловых бумаг, значительно упрощает и ускоряет работу с ними.
Официально-деловой текст стилистически однороден, в нем используются исключительно нейтральные и книжные элементы. Примеры:
Слушали: Прошение Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана, на имя Патриарха следующего содержания: «Почтительно прошу Вас и Священный Синод уволить меня на покой по состоянию здоровья с предоставлением, если это возможно, места для служения в Московской или Калужской епархии».
Постановили: Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана согласно прошению уволить на покой.
Глубокоуважаемый господин Петров!
Сожалеем о том, что до сих пор нами не получен ответ на наш запрос № 40156 от 18 декабря с. г. Уведомляем Вас, что, не получив в срок Ваши материалы, мы не сможем приступить к работе по выполнению Вашего заказа.
Разновидностями официально-делового стиля являются канцелярско-деловой, дипломатический и юридический стили.
Пример канцелярско-делового текста:
Справка выдана Жигалкиной Татьяне Анатольевне в том, что она проживает по адресу: пос. Черкизово Московской области, ул. Главная, 99. Справка дана для предъявления по месту требования.
Пример дипломатического текста:
Отдел культуры посольства Австрии просит Вас пожаловать на дружеский коктейль по случаю торжественного открытия Австрийской библиотеки в Москве.
В дипломатических текстах предпочтение отдается торжественным словам, высоким этикетным формулам вежливости, которые присущи международному государственному общению и подчеркивают особую значимость документа:
Высокие Договаривающиеся Стороны, убежденные в том, что их решение будет содействовать упрочению мира и безопасности в Европе и во всем мире, отмечая, что ранее существенные или согласованные меры создали благоприятные условия для новых важных шагов в направлении дальнейшего развития и укрепления их взаимоотношений, желая в договорной форме выразить свою решимость к улучшению и расширению сотрудничества между ними, включая область экономического соглашения, а также научно-технических и культурных связей, в интересах обоих государств, договорились о нижеследующем...
В тексте много специфических словосочетаний, характерных для официально-делового стиля, трафаретов и штампов: содействовать, упрочению мира, в направлении дальнейшего развития, создать благоприятные условия, выразить в договорной форме и т. п., но в то же время при всей стереотипности подчеркнута особая значимость договора, в основе которого высокие цели.
Также закреплены готовые языковые формулы и в дипломатической переписке: Свидетельствуем свое почтение... Имеем честь сообщить Вам, глубокоуважаемый господин Посол... Примите уверения в моем высоком уважении...
В каждой стране есть свои, национальные, особенности и требования, на которые редактору следует обращать внимание, так как они оказывают воздействие на составление дипломатических текстов.
В законодательных документах используется лексика и фразеология гражданского и уголовного права.
Пример юридического текста:
Каждый человек должен обладать всеми правами и всеми свободами, провозглашенными настоящей Декларацией, без какого бы то ни было различия, как-то: в отношении расы, цвета кожи, пола, языка, религии, политических или иных убеждений, национального или социального происхождения, имущественного, сословного или иного положения.
Согласно еще одной классификации существуют официально-документальный и обиходно-деловой стили, что предопределяет разные подходы к редактированию текстов. Если в постановлении, приказе или справке вольности недопустимы, то частное официальное письмо (например, письмо, направленное давнему деловому партнеру) или протокол собрания трудового коллектива менее стереотипизиро-ванны.
Пример официально-документального текста:
Указ Президента Российской Федерации «О награждении государственными наградами Российской Федерации работников органов прокуратуры».
За большой вклад в укрепление законности и многолетнюю добросовестную работу в органах прокуратуры наградить: ОРДЕНОМ ПОЧЕТА
ЛИНКЕВИЧА Геннадия Станиславовича - Коломенского городского прокурора Московской области.
Примеры обиходно-делового текста:
Доверенность
Я, Степанова Нина Александровна (паспорт: сер. 45 03, № 336337, выдан 47 отделением милиции г. Москвы), доверяю моей дочери Степановой Ольге Петровне оформление документов на приватизацию квартиры в связи с тем, что я нахожусь в длительной заграничной командировке.
Производство на челябинском электрометаллургическом комбинате приостановлено. Предприятие лишилось возможности закупать сырье и доставлять его по железной дороге. Банки, обслуживающие комбинат - Промстройбанк, Инкомбанк, Челиндбанк, отказывают в прохождении платежей. Комбинату не удалось также оплатить счета через Сбербанк. Кризис банковской системы не позволяет получить и 26 млн рублей на зарплату рабочим.
Лексические особенности официально-делового стиля:
1) стандартизация языка, частая повторяемость клише, трафаретов и штампов в стандартных ситуациях, причем стандартные языковые формулы нельзя заменить синонимичными, так как они сами по себе стремятся к абсолютной полноте выражения, которая предотвращает другое толкование.
В ответ на Ваш запрос (заказ, предложение, просьбу, письмо, приглашение) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что... Настоящим напоминаем (просим, сообщаем, подтверждаем, гарантируем, еще раз напоминаем), что...
Просим срочно подтвердить наш заказ (прислать ваши предложения, телеграфировать о вашем согласии, сообщить нам о вашем решении);
- 2) использование канцеляризмов, редко встречающихся вне официально-делового стиля (правоспособный, квартиронаниматель, усыновитель, входящий/исходящий документ и др.);
- 3) ограниченный лексический диапазон, практически исключающий речевые средства, которые могут нарушить нейтральность изложения, в том числе:
- стилистически окрашенную лексику;
- разговорную лексику;
- просторечную лексику;
- устаревшую лексику;
- диалектизмы;
- фразеологизмы;
- неологизмы;
- жаргонизмы;
- эмоционально-экспрессивную лексику;
- 4) предопределенность вариантов лексической сочетаемости слов: услуги всегда предлагаются , товары - поставляются , письма - составляются и направляются , документация - разрабатывается , переговоры - проводятся и т. д.
Морфологические особенности официально-делового стиля:
- 1) широкое использование конструкций с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в целях экономии, расширения, в связи с уходом, отпуском;
- 2) употребление отглагольных существительных для называния действий: во исполнение, во избежание, на основании.
Синтаксические особенности официально-делового стиля:
1) использование преимущественно повествовательных, а не вопросительных или восклицательных предложений:
Результаты работы комиссии можно признать удовлетворительными;
2) употребление главным образом двусоставных предложений:
Я, Ханина Ирина Владимировна, родилась в 1960 году в г. Мичуринске Тамбовской области.
Из односоставных употребляются только безличные (Ситуацию, сложившуюся в цехе № 3, следует изменить) и определенно-личные (Во исполнение постановления приказываю наградить...);
3) применение в основном простых предложений:
Ваш вопрос будет решен завтра.
Из сложных предложений наиболее распространены бессоюзные (Секретарю необходимо дотошно вникать в технику дела: все тщательно проверить, уточнить, исправить, дополнить и отдать на подпись руководителю) и сложно-подчиненные с придаточными изъяснительными (Нужно, чтобы секретари-референты осознали важность и значимость своей работы), определительными (Требования, которые вы выдвигаете, для нас неприемлемы), условными (Если вы пришлете нам письменный запрос, мы готовы приступить к работе над проектом), причины (Поскольку счет до сих пор не оплачен, отгрузка товара приостанавливается) и цели (Чтобы ваш товар пользовался спросом, необходима тщательно продуманная рекламная кампания), а также сложные конструкции (Собраны соответствующие материалы, что позволяет...);
- 4) использование распространенных предложений с большим количеством однородных членов (Наша фирма оказывает услуги по страхованию, проектированию, эксплуатации, перевозке, обслуживанию и ремонту оргтехники, мебели для офисов и фирменной рабочей одежды);
- 5) активное использование причастных и деепричастных оборотов (Акт, выданный на руки А. Синицыной, считать недействительным; Рассмотрев предложение токаря Налетова, совет предприятия постановляет...);
- 6) употребление страдательных конструкций (Советом предприятия было принято решение; В ходе инвентаризации было установлено...).
Необходимость официально-делового стиля вызвана стремлением к емкости, к обобщению типовых ситуаций официально-деловых отношений.
Умение ориентироваться в функциональных стилях русского литературного языка и жанрах каждого стиля поможет референту не только в редактировании, но и в написании деловых бумаг. Особое внимание, разумеется, надо обратить на официально-деловой стиль, отличающийся консервативностью и устойчивостью. В нем очень медленно происходят языковые изменения, и референт должен, редактируя, иметь всегда под рукой модели синтаксических конструкций, которые наиболее употребительны в деловой переписке для выражения просьбы, пожелания, согласия, отказа, мотивировки и т. д. Канцелярский язык, стандартные языковые формулы и термины - это необходимость, которая позволяет предотвратить неточность, неправильное толкование, их нельзя заменить синонимами. Но это в том случае, если речь идет об официальных документах. Для информационных писем, рекламных текстов, пресс-релизов, обзоров словарь богаче и гораздо шире, и наряду с официально-деловым в них используются публицистический и литературно-художественный стили.
- Овчинникова Т.И. Сскретарь-рсфсрент - работа творческая // Секретарское дело. 2006. № 8. С. 38-39.
Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.
Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.
Обо всех стилях речи (текста) читайте .
Задали реферат или курсовую по литературе или другим предметам? Теперь можно не мучиться самому, а просто заказать работу. Рекомендуем обращаться >>сюда , тут делают быстро и дешево. Более того, тут можно даже торговаться
P.S.
Домашки, кстати, там тоже делают 😉
Характеристики официально-делового стиля
Среди главных стилевых черт следует назвать такие:
- информативная направленность – для того, чтобы оставаться в исключительно административно-правовой сфере деятельности;
- точность и стандартность формулировок – порой в ущерб простоте восприятия;
- жесткая логическая структура и предложений, и самого текста в целом;
- отсутствие эмоциональности и оценочности – в текстах, написанных официально-деловым стилем присутствуют либо факты, либо обоснованные гипотезы, и полностью исключен субъективный подход к излагаемым вещам.
На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:
- в лексике – как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;
- в морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;
- в синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными.
Официально-деловой стиль: разбор примеров
Разберем примеры нашего стиля, чтобы его особенности стали понятнее.
Отрывок из документа:
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли, определенные учредительными документами. В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям.
1 . В лексике приведенного отрывка можно выделить такие пласты:
- слова, которые называют общеупотребительными: участники, документы, общество, лица, ограниченный;
- термины: доли, общество с ограниченной ответственностью, кодекс, учредитель, уставный капитал, акция, коммерческая организация;
- речевые клише: согласно кодексу, в отличие от, в соответствии с.
2. Разберем морфологию указанного отрывка из документа. Тут следует выделить такие моменты:
- отглагольные существительные преобладают: организация, учредители, участники;
- часто встречаются существительные с общим значением лиц: лица, участники;
- нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям;
- преобладание причастий и деепричастий над глаголами.
3. Синтаксис. Здесь есть тоже интересные моменты:
- предложения, как правило, объемные (в данном случае мы имеем два таких предложения, и они полностью составляют приведенный отрывок);
- в предложениях используется прямой порядок слов: обществом с ограниченной ответственностью признается…, уставный капитал… разделен;
- по цели высказывания в приведенном отрывке все предложения повествовательные;
- сложноподчиненное предложение дополнительно осложнено, во-первых, причастным оборотам (определенные учредительными документами), а во-вторых, однородными членами (Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли).
Отрывок из документа:
За время войны в с. Боровом уцелело 45 домов из 77. В наличии у колхозников оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка. Большинство садов на приусадебных участках, а равно и фруктовый сад общей площадью в 2,7 га, принадлежащий колхозу «Красная заря», оказались вырубленными. Ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников, исчисляется приблизительно в 230 700 рублей.
Жителей в селе к приходу наших воинских частей числилось 64 из 370.
Имели место случаи насильственного увоза жителей на работы для оккупантов… В настоящее время полностью восстановлено в с. Боровом хозяйство колхоза «Красная заря».
1. В лексике отметим следующие пласты:
- слова общего употребления: уцелело, жителей, садов.
- термины и устоявшиеся выражения: ущерб, увоз, общей площадью, немецко-фашистские захватчики.
- частые речевые клише: в наличии оставались, причиненный ущерб исчисляется, имели место, большинство садов.
- несмотря на редкую инверсию (имели место случаи насильственного увоза), порядок слов, чаще всего, прямой: большинство садов… оказались вырубленными, ущерб … исчисляется, жителей… числилось;
- большое количество числительных, выражающих статистические данные: оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка.
2. Разбираем морфологию приведенного отрывка. Как видим, в этом примере так же, как и в первом:
- преобладают отглагольные существительные и существительные с абстрактным значением: увоз, работы, оккупанты, приходу, время, ущерб;
- существительные, имеющие общие значение лиц: жители, оккупанты, колхозники;
- происходит нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников.
3. В синтаксисе необходимо отметить следующие моменты:
- предложения громоздкие, как правило, сухо-информативные;
- порядок слов используется прямой: причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников;
- по цели высказывания, что обычно, повествовательные, а по интонации невосклицательные.
В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Его формулировки настолько отточены, что намертво врезаются в память, и потому канцеляризмы и языковые клише активно проникают и в книги, делая их похожими на плохой перевод с иностранного языка.
Помните: безликость и отстраненность лексики делового стиля для хорошей литературы – большое зло. за тем, какие слова и выражения вы выбираете для своих рассказов и романов. И если в них проникли канцеляризмы – изгоняйте их беспощадно!
Все материалы, размещенные на сайте, предназначены для некоммерческого использования и защищены законодательством РФ (Гражданский кодекс РФ, Часть четвертая).
Копирование запрещено.
Частичное цитирование статей и обучающих материалов возможно только с обязательным указанием источника в виде активной ссылки.
Официально-деловой (деловой) стиль обслуживает сугубо официальные человеческие взаимоотношения: отношения между государственной властью и населением; между странами; между предприятиями, организациями, учреждениями; между личностью и обществом; между человеком и различными организациями.
Официально-деловой стиль речи можно подразделить на две разновидности - два подстиля:
а) официально-документный , то есть язык дипломатии, законов: международный договор, нота (дипломатическое обращение одного правительства к другому), коммюнике (официальное сообщение, преимущественно по вопросам международного характера), меморандум (дипломатический документ с детальным изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос), закон, устав, гражданский акт, официальное сообщение и др.;
б) обиходно-деловой , то есть канцелярский (распоряжение, приказ, служебная переписка, деловые бумаги: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка, справка, отчёт, протокол, докладная записка и др.).
Основным, определяющим признаком такого текста, доминантой официально-делового стиля в целом является предельная точность, не допускающая инотолкований . Это определяет такие признаки стиля, как строгая тональность, стандартность средств выражения. В целом официально-деловому стилю присущи стилистическая однородность и строгость, объективность и отчасти безличность изложения. Ему противопоказаны эмоциональность, субъективная оценочность и разговорность. Для деловых текстов характерна содержательная полнота, точность, ясность, громоздкость конструкций (из-за стремления к точности). В этом отношении деловой стиль приближается к научному.
Однако тождества между этими стилями нет. Для деловых текстов эти требования, в отличие от научных, являются жизненно важными. Без них деловой текст не может стать документом. Собственно, документ тогда становится документом, когда он составлен и заверен по определённой, стандартной форме. Не случайно в деловом общении так широко используются специальные формы, бланки и т.д.
Языковые средства | Примеры |
---|---|
Уровень языка: Лексика | |
Общелитературные слова, получившие специальные значения (наименования лиц по их функции; документов и их частей; обозначение действий официальных лиц, служебных процедур). | Истец, ответчик, налогоплательщик, вкладчик, арендатор, подрядчик, распоряжение, приказ, инструкция, телефонограмма, акт, лицевой счёт, повестка дня, присутствовали, слушали, утверждаю, не возражаю, согласовано. |
Канцеляризмы (то есть слова, которые за пределами делового стиля не употребляются). | Надлежащий, вышеуказанный, нижеподписавшийся, поименованный. |
Малочастотная, часто архаическая (устаревшая) лексика, используемая в дипломатических документах. | Его высочество, Его превосходительство. |
Сложносокращённые слова, графические сокращения при строго установленных правилах их сокращения. | Технадзор, Минэнерго, райфо, обл. (область), зав. (заведующий), чл.-корр. (член-корреспондент), и т.д. (и так далее), см. (смотри). |
Стандартные формы изложения документа (штампы). | Принимая во внимание; в целях обеспечения; за отчётный период; отмечены следующие недостатки; в духе взаимопонимания; договаривающиеся стороны; прослушав и обсудив; привлечь к ответственности; на основании вышеизложенного. |
Уровень языка: Морфология | |
Преобладание имен существительных (особенно отглагольных, которые часто образуют словосочетания с неполнозначными глаголами). | Выполнение, решение, указание, принятие, вручение; принимать участие, выразить сожаление, иметь применение, оказывать влияние. |
Частотность «нанизывания» родительных падежей зависимых имён существительных (и прилагательных). | Важность укрепления режима нераспространения ядерного оружия ; санитарное содержание общего имущества жилого дома муниципального жилищного фонда . |
Почти полное отсутствие личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих форм глагола (исключение составляют заявления, доверенности и другие специальные документы, а также приказы, где используется форма - приказываю ). | Я , Петрова Нина Васильевна, доверяю Петровой Анне Ивановне... получить мою стипендию...; Прошу освободить меня от учебных занятий... |
Частотность глаголов в неопределённой форме, а также преобладание форм настоящего времени со значением долженствования и предписания. | Зачислить, уволить, назначить, одобрить инициативу, рекомендуется удержать, следует рассмотреть. |
Использование форм мужского рода при наименовании женщин по профессии. | Учитель Т.П. Сосновская, начальник участка И.Г. Хохлова. |
Замена простых предлогов (из-за, по и др.) именными. | Ввиду недостатка в продовольствии, в связи с началом отопительного сезона, согласно приказу. |
Обязательное использование прописной буквы в личном и притяжательном местоимении. | Прошу Вашего согласия, обращаюсь к Вам с просьбой. |
Уровень языка: Синтаксис | |
Использование сложных синтаксических построений с большим числом обособленных и уточняющих оборотов, однородных членов, вводных и вставных конструкций. | Я, Иванова Светлана Павловна, студентка 1 курса филологического факультета Кубанского государственного университета, доверяю Петровой Анне Ивановне, проживающей по адресу: г. Краснодар, ул. Ставропольская, д. 3, кв. 5; паспорт: серия 63 00, № 354974, выдан Комсомольским ОВД г. Краснодара 3 мая 2002 г., получить мою стипендию в сумме 1200 (одна тысяча двести) рублей. |
Широкое употребление безличных предложений со значением предписания, приказа, необходимости. | Необходимо улучшить, поручить старосте, предоставить справку, считать необходимым, усилить контроль. |
Отсутствие замен существительного местоимением и соответственно повтор существительных и словосочетаний. | Явка подсудимого обязательна и слушание дела в отсутствие подсудимого допускается лишь: 1) при прямо выраженном согласии подсудимого ; 2) если доказано, что подсудимый уклонился от вручения повестки о вызове в суд или скрывается от суда. |
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров. Пример делового текста 1. Отсрочка. Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.
Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги.
Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик.
Другие примеры текстов в деловом стиле
К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.
И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений. Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется.
Структура официального текста
Спасибо большое,всё сразу стало понятно) Даже лучше чем в учебниках. При желании его можно перенести и в интернет-магазины, но эффект будет уже не тот. Суть приема заключается в том, что на витрине возле товара устанавливается карточка с продающим описанием. Более того, именно этот прием стал ключевым в таких направлениях как сетевой маркетинг и финансовые пирамиды.
Творчество в деловой речи
Его суть в том, что Вы находите партнеров и предлагаете им порекомендовать Вас и Ваши товары/услуги. Текст для главной страницы сайта всегда приковывал к себе особое внимание, как со стороны SEO-специалистов, так и со стороны веб-райтеров.
Один раз - для себя, когда устраивался работать начальником отдела копирайтинга в рекламное агентство, а остальные - для друзей и знакомых. Копирайтер может быть либо фрилансером и работать на себя, либо работать в офисе в коллективе и получать фиксированную зарплату.
Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений.
Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста — сохранять деловую стилистику. В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты. Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле — ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать.
Деловой стиль, примеры которого будут представлены в этой статье, так или иначе касается каждого члена общества. Он сопровождает нас в неизбежном повседневном общении с государством и общественными институтами. Деловая речь может быть направлена к человеку как гражданину своей страны. Она исходит от государства и носит предписывающий и официальный характер.
Примеры из рекламы настолько далеки от него, что в них остается только первоначальное его предназначение. Соответственно, расходятся и обозначенные здесь первый и второй типы деловой речи. Процесс формирования литературного языка живой. На наших глазах происходят перегруппировки.
Разговорный стиль
Примеры, приведенные выше, показывают, что деловой стиль — понятие достаточно широкое. Если исходить из обязательности языковой однородности разновидности литературного языка, то следует признать, что собственно деловой речью является лишь официально-деловой ее тип.
В деловой речи наблюдается предельная минимизация и, как следствие, однообразие языковых средств. Существование большого количества мелких жанров деловых бумаг не ведет к их варьированию. Стремление к специализации и обособленности деловой речи ведет к облегченному обращению с законами глагольного управления.
Публицистический стиль
В неменьшей мере это затрагивает и именное управление. Отглагольные существительные, насыщающие деловую речь, весьма часто бывают искусственными и по форме, и по словообразовательной модели, и по значению. Таких слов и таких значений нет в толковых словарях современного русского литературного языка. Искусственными бывают и прилагательные. Официа́льно-делово́й стиль - функциональный стиль речи, средство общения (чаще письменного), в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления.
Художественный стиль
Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.
Но не надо думать, что раньше совсем не использовался такой деловой стиль. Примеры встречались и в прошлом. Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки. Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах. В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу.